EcoVadis认证简介
EcoVadis认证是由法国检验、认证和检测机构必维集团旗下的 EcoVadis 公司提供的服务,全称为 EcoVadis Corporate Social Responsibility(CSR)Ratings。它是全球领先的企业社会责任和可持续发展表现评估平台,以企业社会责任标准 ISO26000 为基础,通过标准化评分体系对企业的环境、社会、道德和供应链管理实践进行全面评估。通过该认证,企业可以展示自身在可持续发展方面的努力和成果,增强客户、投资者和合作伙伴的信任,优化供应链管理,提高市场竞争力。
EcoVadis认证的有效期为得分卡公布后的12个月,在有效期结束后,企业若希望继续展示自身在可持续发展方面的努力与成果,保持评级的有效性,就需要进行重新评估。以下是重新评估的具体步骤和相关信息:
1. 确认重新评估的必要性
常规情况:一般来说,企业若希望持续展示自身在可持续发展方面的努力与成果,保持评级的有效性,就需要每年进行一次重新评估。这是因为可持续发展理念不断演进,市场环境和利益相关方的期望也在持续变化,每年进行重新评估,能够促使企业及时调整可持续发展战略与措施,跟上时代步伐。
特殊情况:
企业战略重大调整:当企业实施了对可持续发展有重大影响的战略调整时,例如大规模的业务转型、并购或采用全新的可持续技术,企业可能会主动申请提前重新评估。通过提前评估,企业能够及时向市场和利益相关方展示其在可持续发展方面的新进展与新成果,避免因战略调整导致的信息不对称影响企业形象。
行业标准更新:如果所在行业的可持续发展标准发生重大更新,EcoVadis可能会要求企业提前进行重新评估。这是为了确保评级结果能够真实反映企业在符合最新行业标准下的可持续发展水平。例如,随着环保法规的日益严格,某化工行业的可持续发展标准大幅提高,此时EcoVadis会要求该行业内的企业尽快重新评估,以适应新的行业规范。
负面事件发生:若企业在评级有效期内发生了严重影响可持续发展形象的负面事件,如重大环境污染事故、严重违反劳工权益或商业道德丑闻等,EcoVadis可能会提前对企业进行重新评估。这种情况下的重新评估旨在及时揭示企业在可持续发展方面出现的问题,对市场和利益相关方起到警示作用,同时也促使企业正视问题,积极整改。
2. 选择认证机构
EcoVadis本身并不直接进行认证审核,而是通过其认可的第三方审核机构来开展工作。企业需要选择一家经EcoVadis认可的认证机构,并与他们取得联系,表达进行EcoVadis复评的意向。
3. 前期准备
理解评估框架与指标
仔细研读《EcoVadis评分方法论手册》,明确评估的4大主题(环境、劳工与人权、商业道德、可持续采购)及其子项权重。不同行业有不同的评估重点,比如制造业更关注碳排放和供应链管理,服务业则更注重劳工权益等,需根据企业所属行业了解特有的评估要点。
分析过往评估结果
查看上一次评估的报告,了解企业的得分情况、优势和不足,尤其要关注扣分项和改进建议,以便在复评中有针对性地进行改进和提升。
组建跨部门团队
确定核心成员:指定项目负责人,如CSR/ESG经理,协调环境、HR、采购、法务、财务等各部门参与。各部门需明确分工,例如环境部负责提供碳排放报告、能源使用数据等;HR负责员工培训记录、健康安全政策等;采购部负责可持续采购相关文件;法务部负责审核文件的合规性。
明确职责与时间节点:制定详细的责任矩阵(RACI),明确各部门和人员在复评准备过程中的任务和截止日期。例如,第1周召开启动会议,分配任务;第2 - 4周进行数据收集与文档整理;第5周完成问卷填写与内部审核;第6周进行提交前的最终检查。
收集和整理相关文件
政策文件:准备企业的政策文件,如CSR政策、反腐败声明、环境管理计划、健康安全政策、多元化报告等,确保这些文件符合EcoVadis及相关行业标准的要求。同时,要保证政策的有效性和可操作性,避免仅提供声明文件而无实际数据支撑。
绩效数据:收集过去2 - 3年的相关绩效数据,如碳排放、能耗、员工培训记录、供应商评估报告等。这些数据应真实、准确、完整,并且能够体现企业在可持续发展方面的持续改进。
第三方认证:如有相关的第三方认证,如ISO 14001(环境管理体系)、ISO 45001(职业健康安全管理体系)、SA8000(社会责任标准)、SEDEX报告等,应一并准备好,这些认证可以作为企业可持续发展能力的加分项。
其他文件:根据问卷要求,准备供应商行为准则、供应链审核报告、反贿赂政策、合规培训记录等文件,确保文件内容完整、数据准确,并且能够支持问卷中的各项回答。
4. 填写问卷
问卷接收:注册成功并提交复评申请后,企业会收到EcoVadis发送的在线问卷链接。问卷内容围绕四大核心主题展开,包含约100 - 200个问题(依行业调整),分为管理措施、行动实施、结果报告和负面新闻等部分。
问卷填写:按照实际情况如实、详细地填写问卷,提供关于企业在各个方面的政策、措施、绩效等信息。在填写过程中,要注意精准匹配问题,避免泛泛而谈,提供具体案例和数据支持。例如,在回答环境管理方面的问题时,可以列举具体的节能减排项目和实施效果。
上传证明文件:对于问卷中需要上传的证明文件,要确保文件的格式、大小、内容等符合要求。文件需命名清晰,如“2024_碳排放报告_工厂A”,内容要与问题相关,直接回应问题要求,避免冗余。同时,要确保文件的真实性和有效性,非英文文件需附上准确的翻译件。
5. 提交问卷与跟进
提交问卷:在完成问卷填写和文件上传后,仔细检查所有信息是否准确无误,确认无误后通过EcoVadis的在线平台提交问卷。提交后,企业可以在系统中查看问卷的审核状态,等待EcoVadis的进一步反馈。
跟踪评估进度:在评估过程中,要预留联系人邮箱和电话,确保能够及时回复EcoVadis的质询和澄清请求。如果审核人员要求补充材料或进行说明,应积极配合,按照要求及时提供相关信息和文件。
6. 再认证审核与决定
审核实施:认证机构(CCARI)应按要求组成审核组,结合历次监督审核情况,制定再认证审核计划并实施审核。在ESG管理体系及获证组织的内部和外部ESG无重大变更时,再认证审核可省略第一阶段审核,但审核时间应不少于按相关规定计算人日数的2/3。
不符合项处理:对再认证审核中发现的严重不符合项,认证机构应规定时限要求获证组织实施纠正与纠正措施,并在原认证证书到期前完成对纠正与纠正措施的验证。
再认证决定:认证机构按照要求作出再认证决定。获证组织继续满足认证要求并履行认证合同义务的,向其换发认证证书。
7. 证书更新情况
正常换发:如果在当前认证证书的终止日期前完成了再认证活动并决定换发证书,新认证证书的终止日期可以基于当前认证证书的终止日期。新认证证书上的颁证日期应不早于再认证决定日期。
未完成审核或验证:如果在当前认证证书终止日期前,认证机构未能完成再认证审核或对严重不符合项实施的纠正和纠正措施未能进行验证,则不应予以再认证,也不应延长原认证证书的有效期。在当前认证证书到期后,如果认证机构能够在6个月内完成未尽的再认证活动,则可以恢复认证,否则应至少进行一次第二阶段审核才能恢复认证。认证证书的生效日期应不早于再认证决定日期,终止日期应基于上一个认证周期。 华南验厂网专业从事客户验厂、认证咨询、咨询辅导,价格公道,服务优良,秉承创新、高效、专业、务实企业精神。“咨询+辅导+考勤"”一站式服务保姆式辅导,全方位实时跟踪,多年来成功帮助上万家企业顺利通过验厂,在行业中有口皆碑!
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